محاضرة في دورة السكورتارية في مركز تنمية القدرات

يلقي الأستاذ الدكتور / حازم علي كمال الدين محاضرة بعنوان التقرير والرسالة الإدارية ، وذلك يوم الاربعاء الموافق 3/10/2018م

التقرير والرسالة الإدارية

إعداد

الأستاذ الدكتور / حازم علي كمال الدين

أستاذ العلوم اللغوية ـــ رئيس قسم اللغة العربية سابقا

عضو اللجنة العلمية الدائمة للترقيات بالمجلس الأعلى للجامعات (سابقا)

بسم الله الرحمن الرحيم

دراسة التقرير والرسالة الادارية

أولا :( التقرير) :

لا تخلو مؤسسة من مؤسسات اْي مجتمع من إعداد تقارير خاصة بنشاطها وحركتها وفاعليتها في المجتمع ، ولهذا اهتم العلماء بدراسة التقرير – وكشفت جهودهم عن الأبعاد التي تشكل البناء القالبي لهذا النوع من المكاتبات ،وهذه الأبعاد هي :

1- مفهوم التقرير

2- أنواع التقرير

3- وظيفة التقرير

4- أسس كتابة التقرير

5- البناء الشكلي للتقرير

ويمكن الحديث عن العناصر السابقة علي النحو التالي :

1- مفهوم التقرير:

هو وصف واقعي يرصد فاعلية مؤسسة معينة أو أحد أفرادها * أو كيفية تطوير تلك الفاعلية في المستقبل ، وكلمة ( فاعلية ) في المفهوم السابق تدل علي العمل الذي أنجزته تللك المؤسسة أو أحد أفرادها المنتسبين إليها، وكيفية تطوير هذا العمل عن طريق اقتراح أعمال أخري تزيد من إنجاز تللك المؤسسة او ذلك الفرد.

2- أنواع التقرير:ـ

بين لنا المفهوم السابق أن التقرير يختص بأمرين هما :

1- رصد ما أنجزته المؤسسة او أحد أفرادها.

2- كيفية زيادة هذا الإنجاز وفقا لاقتراح معين أو خطة منهجية محددة :

هذان الأمران يبينان لنا أن التقرير ينقسم علي قسمين هما:

1- تقرير يختص بأمر واحد

2- تقرير يختص بالأمرين؛ أي يجمع بينهما.

والنوع الأول هو الأكثر انتشارا في المؤسسات المجتمعية .

ووفقاً لمبدأ الواقعية الذى يرتكز عليه في إعداد التقرير نلاحظ أن التقرير له تقسيم ثان وهو:   

    1- تقرير ذاتي :

هذا النوع يكتبه الإنسان الواقعي عن عمله ‘ أو علاقته بالآخر ‘ سواء أكان هذا الآخر شخصا أم مؤسسة ، أو تكتبه المؤسسة عن عملها وحركتها في المجتمع .           

    2- تقرير غير ذاتي:

هذا النوع يكتبه الإنسان عن غيره أو تكتبه المؤسسة عن علاقتها بالمؤسسات الاخرى .               

    – كما ينقسم التقرير وفقا للتعبير اللغوي على قسمين هما :    

• تقرير عادى :

يخلو هذا النوع من الأساليب الجمالية؛ لأن هذه الأساليب الجمالية لا تناسب التقارير الخاصة بالمؤسسات المجتمعية والموظفين.

2- تقرير أدبي:

يختص هذا النوع بالنصوص الإبداعية ، كالشعر، والقصة ، والرواية ، والمسرح.

3- وظيفة التقرير :

يعد التقرير من الركائز التي يستند إليها في النهوض بالمؤسسات المجتمعية ـ والإرتقاء بمستوي العاملين فيها ، بل إن الإنسان يمكن أن يطور من مستواه في حالة التزامه بالتقرير الذاتي الواقعي .

4- أسس كتابة التقرير:

ترتكز كتابة التقرير علي عدة أسس هي:

أ- الإلمام بالقواعد النحوية والإملائية :

تعد القواعد النحوية والإملائية أساس البناء اللغوي للتقرير ، وعند مراجعة كثير من التقارير والمكاتبات ، لاحظ المراجعون وجود اخطاء كثيرة ، مثل :

• أخطاء ترتبط بهمزة الوصل والقطع.
• أخطاء ترتبط بعلامات الترقيم .
• أخطاء ترتبط بتاء التأنيث المربوطة  
• أخطاء ترتبط بكسر همزة (إن ) وفتحها .
• عند كتابة التقرير لابد أن يكون المسئول أمينا ملتزما بالواقع ، وهذا الالتزام يفرض عليه الابتعاد عن التعصب ، والعبارات العاطفية؛ لأن التقرير يترتب عليه اتخاذ قرار معين ، سواء كان هذا القرار إيجابيا أم سلبيا. وتعد صحة البيانات المعيار الأساسي لكتابة تقرير صحيح وصادق من ناحية المضمون ، وهذا الجانب يفرض علي كاتب التقرير أن يعتمد علي مصادر أساسية يثق فيها ، حيث يمكن أن يكون كاتب التقرير واقعيا ، ولكنه اعتمد علي مصادر غير صادقة .
• د- ثقافة كاتب التقرير :
• يجب أن يصاغ مضمون التقرير عن طريق متخصص في هذا المضمون ، فمثلا :
• ه- التأكد من صحة البيانات :
• ب- الواقعية :
• تقرير عن مريض يجب أن يكتبه الطبيب.
• تقرير عن محصول زراعي يجب أن يكتبه متخصص في الزراعة.
• تقرير عن مبني سكني يجب أن يكتبه مهندس مدني.
• تقرير عن موضوع نفسي يجب أن يكتبه متخصص في علم النفس.
• تقرير عن ديوان شعر أو رواية أو قصة يجب أن يكتبه متخصص في النقد الأدبي.

5-البناء الشكلي للتقرير :

اْ- حجم التقرير:

لا يقل التقرير عن صفحة عن صفحة واحدة ، ولا تستحسن فيه الإطالة – الإطناب ، لأن كاتب التقرير يركز علي جوهر الموضوع بأبسط أسلوب وأقصر تعبير ، حتي يستطيع قارئ التقرير أن يفهم مضمونه جيدا . ويستطيع أن يتخذ القرار المناسب بعد الفهم الجيد للتقرير.

فالتقرير لا يصلح أن يكون في صوت كتاب ، مثل (اْدب الكاتب) لابن قتيبه (ت 276ه ) الذي يزيد علي اْربعمائة صفحة .

ب- مكونات التقرير :

1- يتكون التقرير من: مقدمة ، وجوهر الموضوع ، والخاتمة.

فلو أردت أن تكتب تقريرا عن دور القيادات الأكاديمية في تطوير كلية ما ، فإن مكونات التقرير تكون علي النحو الآتي :

1- المقدمة :

القيادات الأكاديمية هي : عميد الكلية، ووكلاء الكلية ، ورؤساء الأقسام العلمية ، ومنسقوا البرامج الخاصة.

2- جوهر الموضوع :

يشتمل علي العناصر الآتية :

1- التلاحم بين القيادات الأكاديمية.

2-التلاحم بين تلك القيادات وأعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم.

3- صور هذا التلاحم في تشكيل القرارات الخاصة بتطوير الجانب الأكاديمي .

4- مدي إسهام كل عضو من اْعضاء الهيكل القيادي في عملية التطوير .(قيام قسم اللغة العربية بتأسيس مركز تعليم اللغة العربية للأجانب ).

5- عناصر هذا التطوير :

1. تطوير لوائح
2. استحداث برامج جديدة
3. تطوير الوسائل التعلمية
4. تطوير المعامل العلمية
5. وجود اتفاقيات بين والمؤسسات المجتمعية.
6. وجود اتفاقيات بين الكلية والمؤسسات المجتمعية
7. تطوير قدرات اعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم ( برامج تدريبية / ندوات / ورش عمل ) .

• تطوير البحث العلمي :

• (الإهتمام بالبعثات العلمية / إعداد مجلة علمية دولية /المؤتمرات العلمية الدولية ترتبط بأفكار أو نظريات علمية خاصة بالكلية ‘ أو بقسم من الأقسام العلمية ).

• الخاتمة :

1. تحديد ما اْسفر عن دور تلك القيادات من تحقيق عناصر تطوير ترفع من مكانة الكلية أو الجامعة علي المستوي الإقليمي والدولي . (مركز اللغة العربية لغير الناطقين بها) يرفع مكانة الكلية والجامعة إلي المستوي الدولي. 3- توجيه التحية والتقدير للمسئول المستقبل للتقرير (وتفضلوا بقبول فائق الإحترام ...... )القالب الشكلي للتقرير له صورتان هما –تتمثل هذه الصورة في الصياغة اللفظية للتقرير، في إطار مكوناته الأساسية التي تتمثل في المقدمة ، وجوهر الموضوع ، والخاتمة.
2. ويمكن ذكر مثال تطبيقي لهذا النوع وذلك علي النحو الآتي :
3. 1- قالب التعبير النظري :
4. ج- القالب الشكلي للتقرير :
5. 2- ذكر اْسماء الأعضاء الذين أعدوا التقرير.

• تقرير عن دور قسم اللغة العربية في تدعيم كيان هذه اللغة العريقة علي المستوي الإقليمي والدولي. جوهر الموضوع :
• مقدمة : أنشئ قسم اللغة العربية منذ إنشاء كلية الآداب بسوهاج ويهتم هذا القسم بإعداد خريج متمكن في دقائق اللغة العربية ، وقادر علي الربط بين الأصالة والمعاصرة في تعليم قواعدها وقوانينها ، وإبراز الجوانب الجمالية في واقعها؛ لما تتميز به من أدب رفيع.

1. دور أعضاء القسم في نقل الأفكار الحديثة المناسبة لطبيعة اللغة العربية .
2. دور أعضاء القسم في ربط التراث بتلك الأفكار( مناهج / نظريات / علوم حديثة ).
3. دور أعضاء القسم في تدعيم كيان هذه اللغة العريقة ،وإبراز مكانتها علي المستوي الإقليمي والدولي:

1. اكتشاف نظريات جديدة من واقع اللغة العربية ، نحو :

• نظرية المناسبة اللفظية في الأوزان العروضية.
• نظرية المناسبة الإقاعية في القافية .
• نظرية القوة الإيقاعية في الخطاب اللغوي.
• نظرية الأنماط الإيقاعية في الخطاب اللغوي.
• نظرية التكافؤ الإيقاعي في الخطاب اللغوي.

1. إنشاء مركز اللغة العربية لغير الناطقين بها.يبين لنا مضمون التقرير أن قسم اللغة العربية بكلية الآداب بسوهاج استطاع أن يجعل هذه اللغة هي منبع التنطير اللغوي، واستطاع في الوقت نفسة أن يدعم كيان هذه اللغة عن طريق إنشاء مركز اللغة العربية لغير الناطقين بها، وهذا المركز صنع مكانا علميا لكلية الآداب ، وكذلك للجامعة علي المستوي العالمي.ــــ والله الموفقــــ وتفضلوا بقبول وافر الإحترام .                                                                         إسم كاتب التقرير    
2.  
3.  
4.  
5.  
6.  
7. ـــ والله يرعاكم
8.  
9. الخاتمة :

قالب الأنموذج الشكلي

الذي تكتب فيه معلومات محددة :

تقرير عن موظف

اسم الموظف:                                                           تاريخ التعيين:

الوظيفة :                                                             الدرجة:

الخاتمة : تذكر فيها نتيجة إجمالي التقديرات الموجودة في الجدول السابق

اسم مقدم التقرير                                                         التوقيع

الرسالة الإدارية

مفهوم الرسالة الإدارية :

الرسالة الإدارية : هي الرسالة التي تقدم إلي مسئول أو أكثر في نطاق إدارات مؤسسة واحدة أو أكثر من مؤسسة مجتمعية.

يوضح لنا المفهوم السابق أن الرسالة الإدارية هي رسالة بين طرفين هما:

أ – المرسل                   ب - المستقبل

الطرف الأول عليه أن يكتب رسالة واضحة المضمون بلغة سليمة وأسلوب مباشر لمساعدة المستقبل علي فهمها بسهولة ؛ مما يؤدي إلي احترامه للمرسل .

ويجب علي الطرف الثاني أن يتعامل مع مضمون الرسالة بموضوعية ونزاهة.

والرسالة الادارية لها هيكل شكلي يجب الالتزام به وهذا الهيكل يتشكل من عدة عناصر هي :

1. الاستهلال( بسم الله الرحمن الرحيم)
2. المستقبل(لقبه ووظيفته )
3. التحية الاستهلالية (تحية طيبة وبعد:)
4.                        او( السلام عليكم لورخمة الله وبركاتة ، وبعد:(
5. عرض الموضوع: (يبدأ بكلمة تتصدرها الفاء)
6. إنتهاء الرسالة بتحية التقدير والاحترام:
7. (وتفضلوا بقبول فائق الاحترام / أولسيادتكم عظيم شكري وتقديري/ والله يرعاكم ويسدد خطاكم)
8. اسم مقدم الرسالة ، وتوقيعه ، وتاريخ التوقيع.