لضمان تسجيل كافة المخططات الدراسية للرسائل قيد الدراسة على النظام صدر قرار بإلزام الباحث بتسليم نسخة من مخططه الدراسى مع نموذج معد لذلك على CD لمكتبة الكلية مقابل تسلمه إستمارة مطبوعة من بيان بحث علمى مستخرج من النظام فور تسجيل المخطط الدراسى من قبل المكتبة لتسليمه للدراسات العليا مع النموذج المسلم للباحث من المكتبة الرقمية بعد التحقق من عدم تكرار العنوان على النظام بإعتبارهما من متطلبات التسجيل بالدراسات العليا وفى حالة تعطل النظام يتسلم الباحث إستمارة تدون بها يدوياَ بيانات المخطط الدراسى للباحث على أن تسجل لاحقاَ عند تشغيل النظام.